Der CheeseSpiess Mandant – Schritt-für-Schritt [CS003S]

So erstellt George mit dem Assistenten für neue Mandanten den Rahmen für seine Firma CheeseSpiess. Sollte bei der Abfrage der vielen Einstellungen und Einträge etwas noch nicht völlig klar sein… – die allermeisten Dinge lassen sich hinterher auf den einzelnen Seiten der Einrichtung einfach ändern oder ergänzen.

1. D365BC nach der Bereitstellung durch den Anbieter

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch Deinen Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein kleiner Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1).

2. Die Liste der Mandanten aufrufen

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Der (findet George) einfachste und schnellste Weg, eine Seite / Funktion in D365BC zu finden, ist über die Suchfunktion.

Auf das Vergrößerungsglas rechts oben klicken (>1), dann eine oder mehrere Wortfetzen der zu suchenden Funktion eintippen (>2), und schon erscheinen Vorschläge bester Übereinstimmungen zum direkten Aufruf (>3).

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Die Liste der Mandanten erscheint – bisher nur mit dem CRONUS Mandanten gefüllt.

3. Einen neuen Mandanten erstellen

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In der Liste im Kopf auf Neu klicken (>1) und dann auf Neues Unternehmen erstellen (>2), um eine assistierte Ersterstellung mit den wichtigsten Einstellungen zu starten.

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Weiter (>1) und es geht los… – eine Führung durch Einrichtungsseiten erfolgt; so ist sichergestellt nichts Wichtiges zu vergessen.

4. Wie heißt mein Baby?

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Zuerst ist der Name des neuen Unternehmens einzugeben (>1) – für George klar – CheeseSpiess.

Nun kann gewählt werden, welcher Art der neue Mandant sein soll (>2). Leider sind die deutschen Übersetzungen der Assistenten zumindest derzeit – sagen wir – nicht immer perfekt. Mit etwas Fantasie lässt sich aber meist richtig schlussfolgern – wir wollen keine Demoumgebung und auch keinen leeren Mandanten, sondern eine Produktivumgebung mit den wichtigsten Einstellungen.

Weiter (>3).

5. Benutzer zuordnen

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Als nächsten Schritt werden die Benutzer ausgewählt, die den neuen Mandanten verwenden dürfen. (>1). Dies reicht erst einmal aus, den neuen Mandanten zu bedienen. Wichtig ist später die detailliertere Einrichtung der Rechte der einzelnen Nutzer – aber davon in einem weiteren Artikel mehr.

Weiter (>2).

6. CheeseSpiess erwacht zum Leben

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Mit diesen Eintragungen ist erst einmal alles für den „leeren“ Mandanten CheeseSpiess getan.

Fertig stellen (>1) klicken, um den neuen Mandanten in der Datenbank anzulegen. Im Hintergrund werden jetzt einige tausend neue Datenbanktabellen erstellt.

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Der Mandant ist technisch erstellt, jetzt noch ein bisschen Geduld (>1).

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Und da ist er! Der Status der Einrichtung ist „in Bearbeitung“.

7. Zum neuen Mandanten CheeseSpiess wechseln

Nachdem nun der Mandant CheeseSpiess existiert, können wir ihn aufrufen und mit den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Informationen füttern.

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Der Wechsel vom CRONUS Mandaten zum eigenen CheeseSpiess Mandanten erfolgt über das Zahnrad (Einstellungen) rechts im Kopf (>1), dann Meine Einstellungen (>2)

Eine kleine Seite erscheint, hier kann neben anderen wichtigen Dingen auch das Unternehmen (der Mandant) durch Klicken auf die 3 Punkte gewechselt werden (>3).

George wählt CheeseSpiess aus.

Bei Wechsel zu diesem noch nicht komplett eingerichteten Mandanten wird der Einrichtungsassistent wieder aktiv.

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Weiter (>1).

8. Unternehmensdaten

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Alle erfragten Informationen eintragen (>1).

Sowohl die Adressdaten wie auch das Logo wird später als offizielle Absenderadresse in den Belegen zu Euren Partnern verwendet. Beim Logo gern erst einmal einen Entwurf oder einfach Irgendetwas auswählen und dann schauen, wie es bei den später gewählten Belegen aussieht und dann optimieren.

Alle Unternehmensdaten lassen sich später auf der Seite Firmendaten verwalten.

Weiter (>2)

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Weiter mit den Kontaktdaten.

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Weiter mit den Bankdaten.

Neben der hier hinterlegten Bankverbindung ist später die Definition weiterer Firmen-Bankkonten möglich.

9. Buchhaltungsperioden

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Bereits jetzt während der assistierten Ersteinrichtung kann der Start des Geschäftsjahres festgelegt und die Erstellung der monatlichen Buchhaltungsperioden durchgeführt werden. Näher sollte darüber nachgedacht werden, wenn die Firma unter dem Jahr startet (Rumpfgeschäftsjahr) oder gar ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr angedacht ist.

10. Lagerabgangsmethode

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Ebenfalls bereits hier wird die standardmäßig angewandte Methode zur Lagerbestandsbewertung festgelegt. Diese eigentlich an den später aufzubauenden einzelnen Artikeln hängende Einstellung hat großen Einfluss auf die buchhalterisch korrekte Bewertung der Bestände und wird ausführlich Inhalt eines folgenden Artikels sein.

Derweil hilft – falls Du ratlos bist – nur das Gespräch mit Deinem Buchhalter / Steuerberater.

11. Fertigstellung der Unternehmenseinrichtung

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Die ersten, wichtigsten Einrichtungen des neuen Mandanten sind jetzt abgefragt und werden mit Fertig stellen (>1) durchgeführt.

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Dein Mandant / Unternehmen ist zur ersten Verwendung bereit (>1).

Mandanten / Unternehmen [CS003P]

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Mandanten in D365BC sind unabhängige definierte Firmen / Organisationen innerhalb einer ERP Installation, einem Lizenznehmer (Tenant).  Jeder Lizenznehmer von D365BC (z.B. George) kann eigenständig einen oder mehrere Mandanten = Firmen / Unternehmen / Companies aufsetzen, diese sind dann in allen betriebswirtschaftlichen Belangen so gut wie vollständig logisch wie seitens der Datenbanktabellen voneinander getrennt und eigenständig abschlussfähig.

So kann George beispielsweise einen Mandanten für sein aktuelles Blog-Projekt CheeseSpiess aufbauen (>1) und gleichzeitig unbeeinflusst bald einen weiteren Mandanten für ein mögliches Revival seines Schnittmuster-Projekts golden-pattern.

Die Namensgebung der Funktionen bei der deutschen Übersetzung von D365BC (und allen vorgehenden NAV Versionen) ist nicht sehr konsequent oder von George zumindest nicht durchdrungen:

Mandanten (englisch Companies) heißt die Funktion zur Erstellung und Verwaltung neuer Mandanten.

Firmendaten (englisch Company Information) heißt die Funktion zur Verwaltung von Anschrift, Bild, Bankverbindung etc. des Mandanten.

Unternehmen (englisch Company) lautet der Mandant auf vielen Seiten in der Feldbezeichnung.

George meint eine Vermehrung des Begriffes Unternehmen wahrzunehmen. Er hofft diesen Artikel „Mandanten“ in absehbarer Zeit endgültig in „Unternehmen“ umbenennen zu müssen.

Gemeinsam genutzte Datenstrukturen

Einige Datenstrukturen werden innerhalb eines Tenant von allen Mandanten gemeinsam genutzt – und das ist auch gut so. So ist das Benutzer- und Rechtesystem zentral definiert, sodass der Lizenznehmer den lizenzierten Benutzern schnell die passenden Rechte auf einen neuen Mandanten zuordnen kann.

Gemeinsame Datenstrukturen ermöglichen auch Intercompany Geschäfte (zu konsolidierende Werteflüsse zwischen den Mandanten eines Lizenznehmers) und eine Konzerndefinition zur Realisierung eines gemeinsamen Konzernabschlusses der einzelnen Mandanten.

Und nicht zuletzt ist auch der Programmstand für alle Mandanten gleich. Wird also eine Anpassung (neue Tabelle, neuer Bericht, geänderte Seite, …) durchgeführt, ist dies für alle Mandanten wirksam.

Neue Mandanten

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch den Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1). Es lassen sich (beliebig) viele weitere, eigene Mandanten erstellen (siehe auch „Der CheeseSpiess Mandant Schritt-für Schritt“).

Bei späteren Anmeldungen erscheint hier automatisch immer der letzte Mandant, an dem Du zuletzt angemeldet warst.  Vorsicht und Augen auf! Ein verbreiteter Anfängerfehler in D365BC ist, Daten im falschen Mandanten zu erfassen. Produktivdaten im Testmandanten zu erfassen, ist lediglich Doppelarbeit sobald Du darauf kommst. Aber Testdaten im Produktivmandanten – da ist schnell schwer reparierbarer Schaden angerichtet.

Bitte nicht auf die Idee kommen, den CRONUS Mandanten für irgendetwas Produktives zu verwenden, auch nicht als Kopiervorlage. Der CRONUS Mandant ist mit einigen speziellen Verhaltensweisen ausgestattet, die Du nicht willst – glaub es George. Eine dieser Dinge ist die Vorbelegung eines voreingestellten Arbeitsdatums (WORKDATE), damit Buchungen immer zu den vorhandenen Testdaten passen. Hierin lauert auch eine besonders gemeine Falle: Bei Mandantenwechsel wird (zumindest in der George zur Verfügung stehenden D365BC Version und allen ihm bekannten NAV-Versionen seit 2016) das Arbeitsdatum nicht wieder auf HEUTE korrigiert. Schnell können so aufwändige Fehlbuchungen entstehen.

George empfiehlt die Löschung des CRONUS Mandanten, sobald der der eigene produktive Mandant stabil läuft, mit einigen Daten gefüllt ist und daraus ein eigener sinnvoller Testmandant kopiert werden kann.

Kopien von Mandanten

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Mandanten lassen sich über die Funktion Vorgang / Kopieren vollständig mit allen Daten auf einen neuen Mandantennamen kopieren. Dies ist beispielsweise für die Erstellung einer Testumgebung oder für Schulungszwecke sinnvoll.

Löschen von Mandanten

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Und zuletzt lassen sich Mandanten auch löschen, z.B. wenn eine Kopie als Testsystem nicht mehr aktuell ist. Aber wie immer beim endgültigen Löschen: Vorsicht! Was weg ist ist weg.