Der CheeseSpiess Mandant – Schritt-für-Schritt [CS003S]

So erstellt George mit dem Assistenten für neue Mandanten den Rahmen für seine Firma CheeseSpiess. Sollte bei der Abfrage der vielen Einstellungen und Einträge etwas noch nicht völlig klar sein… – die allermeisten Dinge lassen sich hinterher auf den einzelnen Seiten der Einrichtung einfach ändern oder ergänzen.

1. D365BC nach der Bereitstellung durch den Anbieter

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch Deinen Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein kleiner Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1).

2. Die Liste der Mandanten aufrufen

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Der (findet George) einfachste und schnellste Weg, eine Seite / Funktion in D365BC zu finden, ist über die Suchfunktion.

Auf das Vergrößerungsglas rechts oben klicken (>1), dann eine oder mehrere Wortfetzen der zu suchenden Funktion eintippen (>2), und schon erscheinen Vorschläge bester Übereinstimmungen zum direkten Aufruf (>3).

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Die Liste der Mandanten erscheint – bisher nur mit dem CRONUS Mandanten gefüllt.

3. Einen neuen Mandanten erstellen

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In der Liste im Kopf auf Neu klicken (>1) und dann auf Neues Unternehmen erstellen (>2), um eine assistierte Ersterstellung mit den wichtigsten Einstellungen zu starten.

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Weiter (>1) und es geht los… – eine Führung durch Einrichtungsseiten erfolgt; so ist sichergestellt nichts Wichtiges zu vergessen.

4. Wie heißt mein Baby?

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Zuerst ist der Name des neuen Unternehmens einzugeben (>1) – für George klar – CheeseSpiess.

Nun kann gewählt werden, welcher Art der neue Mandant sein soll (>2). Leider sind die deutschen Übersetzungen der Assistenten zumindest derzeit – sagen wir – nicht immer perfekt. Mit etwas Fantasie lässt sich aber meist richtig schlussfolgern – wir wollen keine Demoumgebung und auch keinen leeren Mandanten, sondern eine Produktivumgebung mit den wichtigsten Einstellungen.

Weiter (>3).

5. Benutzer zuordnen

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Als nächsten Schritt werden die Benutzer ausgewählt, die den neuen Mandanten verwenden dürfen. (>1). Dies reicht erst einmal aus, den neuen Mandanten zu bedienen. Wichtig ist später die detailliertere Einrichtung der Rechte der einzelnen Nutzer – aber davon in einem weiteren Artikel mehr.

Weiter (>2).

6. CheeseSpiess erwacht zum Leben

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Mit diesen Eintragungen ist erst einmal alles für den „leeren“ Mandanten CheeseSpiess getan.

Fertig stellen (>1) klicken, um den neuen Mandanten in der Datenbank anzulegen. Im Hintergrund werden jetzt einige tausend neue Datenbanktabellen erstellt.

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Der Mandant ist technisch erstellt, jetzt noch ein bisschen Geduld (>1).

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Und da ist er! Der Status der Einrichtung ist „in Bearbeitung“.

7. Zum neuen Mandanten CheeseSpiess wechseln

Nachdem nun der Mandant CheeseSpiess existiert, können wir ihn aufrufen und mit den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Informationen füttern.

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Der Wechsel vom CRONUS Mandaten zum eigenen CheeseSpiess Mandanten erfolgt über das Zahnrad (Einstellungen) rechts im Kopf (>1), dann Meine Einstellungen (>2)

Eine kleine Seite erscheint, hier kann neben anderen wichtigen Dingen auch das Unternehmen (der Mandant) durch Klicken auf die 3 Punkte gewechselt werden (>3).

George wählt CheeseSpiess aus.

Bei Wechsel zu diesem noch nicht komplett eingerichteten Mandanten wird der Einrichtungsassistent wieder aktiv.

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Weiter (>1).

8. Unternehmensdaten

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Alle erfragten Informationen eintragen (>1).

Sowohl die Adressdaten wie auch das Logo wird später als offizielle Absenderadresse in den Belegen zu Euren Partnern verwendet. Beim Logo gern erst einmal einen Entwurf oder einfach Irgendetwas auswählen und dann schauen, wie es bei den später gewählten Belegen aussieht und dann optimieren.

Alle Unternehmensdaten lassen sich später auf der Seite Firmendaten verwalten.

Weiter (>2)

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Weiter mit den Kontaktdaten.

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Weiter mit den Bankdaten.

Neben der hier hinterlegten Bankverbindung ist später die Definition weiterer Firmen-Bankkonten möglich.

9. Buchhaltungsperioden

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Bereits jetzt während der assistierten Ersteinrichtung kann der Start des Geschäftsjahres festgelegt und die Erstellung der monatlichen Buchhaltungsperioden durchgeführt werden. Näher sollte darüber nachgedacht werden, wenn die Firma unter dem Jahr startet (Rumpfgeschäftsjahr) oder gar ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr angedacht ist.

10. Lagerabgangsmethode

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Ebenfalls bereits hier wird die standardmäßig angewandte Methode zur Lagerbestandsbewertung festgelegt. Diese eigentlich an den später aufzubauenden einzelnen Artikeln hängende Einstellung hat großen Einfluss auf die buchhalterisch korrekte Bewertung der Bestände und wird ausführlich Inhalt eines folgenden Artikels sein.

Derweil hilft – falls Du ratlos bist – nur das Gespräch mit Deinem Buchhalter / Steuerberater.

11. Fertigstellung der Unternehmenseinrichtung

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Die ersten, wichtigsten Einrichtungen des neuen Mandanten sind jetzt abgefragt und werden mit Fertig stellen (>1) durchgeführt.

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Dein Mandant / Unternehmen ist zur ersten Verwendung bereit (>1).

Lieblingsarbeitsplatz

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Endlich. Der absolute Lieblingsarbeitsplatz. Am Morgen. Vorn in der Lounge, backbord an den Tischen, sicherheitshalber nahe der einzigen Steckdose. Unverbaubarer Blick auf den Horizont – möglicherweise auf das Ende der Welt, sollte die Theorie der flachen Scheibe mit stürzenden Wasserfällen am Rand ins düstere Nichts der Wahrheit entsprechen.

Aber George ist Optimist. Der Plan sagt heute Erster Seetag zwischen New York und den Bermudas.  Zeit zum Träumen, Denken, Bloggen. An den Seetagen dieser Reise soll der Rumpf des CheeseSpiess Projekts ins Leben zucken, ein Kapitel je Seetag. Und aktiver Start der Wohnungssuche in Wien für den bevorstehenden Umzug aus Berlin. Und einige Kontakte festigen zwecks spannender Beschäftigung in der auch aus Georges Sicht lebenswertesten Stadt und vielleicht bereits Gesprächstermine für die Zeit zwischen den Jahren vereinbaren. Und alles wohl bis das gebuchte Internet-Paket ENDE schreit. Doch Flat leisten sollen?

Jetzt gleich steht das Kapitel über D365BC Mandanten an und eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung des CheeseSpiess Mandanten mit seinen wichtigsten Einstellungen. All das hat George ja bereits im System durchgespielt und in Screenshots festgehalten, jetzt folgt noch der Text und die Aufbereitung der Bilder. Bereits die ersten Teaser vor einigen Wochen – Titelbild und Einleitungs-Kapitel – haben zu einer erfreulichen Google Platzierung geführt und einige InteressentInnen in den Blog geleitet. Jetzt wird es wirklich Zeit, den LeserInnen auch Content zu bieten und nicht nur die warme Luft der Lockangebote. George hofft in der Tat mit seinen Konzepten, Anleitungen und geplanten Gimmicks den Business Central NeueinsteigerInnen eine Hilfe darstellen zu können; und vielleicht sogar den alten Hasen (und Häsinnen ;-)) gelegentlich ein Loch zu bohren in das dicke Brett vor dem Kopf bestehend aus 5000 Masken auf 4000 Datenbank-Tabellen.

Das Meer wir rauer, die Wolken verdichten sich. Die dunkle Fläche vorn am Horizont über den ersten weißen Wellenkronen… – ist sie nicht spitz zulaufend dort rechts? Dann vielleicht das Bermudadreieck. Oder doch sich flach der kaum wahrnehmbaren Verbindunglinie zwischen grauem Meer und grauem Himmel entlang schmiegend? Dann das Ende der Welt. Oder einfach eine Regenwolke. George bleibt Optimist.

Was ist CheeseSpiess? [CS002A]

CheeseSpiess ist Namensgeber dieser Blog-Serie. Der Rote Faden. Der Aufhänger für alle Beispiele. Die Identifikation mit dem eigenen Ziel. CheeseSpiess ist George´s Musterfirma in D365BC.

CRONUS

Und was ist mit CRONUS, wird mancher fragen? Wer bereits mit NAV / Business Central zu tun hatte, kennt die integrierte Beispielfirma, die nach der Software-Installation als Mandant mit einigen Musterdaten und eigenem Buchungszeitraum für erste Gehversuche bereitsteht.
George hat für sich und für diese Blog-Serie beschlossen, CRONUS zu ignorieren.

Warum:
• Die bereitstehenden CRONUS Musterdaten bilden bei weitem nicht alle Prozesse ab – und gerade die spannendsten nicht – findet George.
• Die irgendwann historisch entstandenen Musterdaten von CRONUS verleiten als Vorlage für Produktiveinsätze zu dienen, teilweise formal wie inhaltlich zu Unrecht und zur Verschleierung wichtiger Zusammenhänge. Wer einmal Kundenprojekte in NAV betreut hat, kennt die wahllosen weltweiten Postleitzahlen und die Verwunderung des hilflosen Benutzers, warum gerade Kunden in Hamburg sich nicht korrekt erfassen lassen…
• Mit Business Central hat Microsoft – sorry – CRONUS zumindest in der aktuellen deutschen Version völlig ruiniert (Stand Sommer 2019). Die Musterdaten wurden radikal beschnitten, es sind nur noch wenige Kunden, Lieferanten und Artikel vorhanden, und diese wurden durch maschinelle oder zumindest sehr unbedachte „Verdeutschung“ inkonsistent und damit praktisch unbrauchbar – die Verbuchung vorbereiteter Belege führt zu für den unerfahrenen Endanwender schwer interpretierbare Fehlermeldungen.

Deshalb: Gehe zu Start und ergreife alle Chancen.

CheeseSpiess

CheeseSpiess ist das Startup eines jungen Unternehmers – nennen wir ihn George – der einen Traum beginnt zu verfolgen. Seine private Leidenschaft ist die Zubereitung von Käsespießen, und er plant sich mit dieser Kernkompetenz selbstständig zu machen in der Herstellung und dem Vertrieb dieses leckeren abendlichen Snacks.

Sofort und kostengünstig möchte er starten und schauen wie es läuft. Er sucht nach einer Software, die ihn jetzt und künftig bei allen logistischen und kaufmännischen Herausforderungen unterstützt. Schnell möchte er wachsen, eine GmbH gemeinsam mit Freunden ist baldmöglichst eines der Ziele.

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Entsprechend des geplanten Geschäftsmodells von CheeseSpiess deshalb auf der Wunschliste für die geeignete Software:

  • Für seine Privat- und Firmenkunden benötigt George die Kontaktdaten und alle anderen relevanten Kundeninformationen. Kundenaufträge müssen angenommen, eingeplant und abgewickelt werden. – Kreditoren, CRM, Verkaufsabwicklung
  • Hauptprodukt sind Käsespieße und Schnittchen. Produkte müssen definiert werden, Bilder wären super und Beschreibungen für Preislisten. Die integrierte Verwaltung der Rezepte würde eine konstantere Produktqualität, professionelle Disposition des Einkaufszettels und die Möglichkeit der Kalkulation der Produkte ermöglichen. – Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne
  • Für den Einkauf der erforderlichen Lebensmittel und des Zubehörs wie Spieße, Platten oder Verpackung sind unterschiedlichste Lieferanten zuständig. Auch die Versanddienstleister sind zu organisieren, genau wie zusätzliche organisatorische Dienstleistungen wie Reinigung, Strom, Versicherungen… – Debitoren, Einkauf
  • Wichtig zu wissen, was in den Lagerregalen und Kühlschränken auf die Verarbeitung wartet. Nicht nur bei geräuchertem Lachs sind Chargen und Haltbarkeitsdaten entscheidend. – Lagerhaltung
  • Die Herstellung der einzelnen Kundenaufträgen soll stets transparent sein, auch große Kundenaufträge mit mehreren Mitarbeitern über mehrere Schichten sind stets im Griff. – Produktion
  • Lassen sich Liefer-„Abos“ abwickeln? Lässt sich die Auslieferung vielleicht mobil rückmelden? – Service
  • Sobald das Geschäft angelaufen ist, soll ein Webshop einen weiteren Kundenkreis erschließen. – Schnittstellen
  • Und währenddessen fällt die fertige Buchhaltung am besten aufwandsarm gleich mit ab. Nur noch für den offiziellen Jahresabschluss soll sicherheitshalber der Steuerberater bemüht werden. – Finanzbuchhaltung

Und während der Nutzung entstehen bestimmt noch weitere Wünsche…

George entscheidet sich nach Recherchen für den Einsatz von D365BC (Microsoft Dynamics 365 Business Central) – alle seine Wünsche sind abgedeckt. Warum? Dies ist Inhalt eines der folgenden Blog-Artikeln „Warum D365BC?“.

CheeseSpiess Demo-Daten

Im Verlauf der einzelnen Blog-Artikel werden jeweils für die einzelnen betriebswirtschaftlichen Prozesse Demo-Daten entstehen. Der Plan ist, die wesentlichen Daten als freien Import (im NAV-Jargon „Konfigurationspaket“) bereitzustellen. Ob dies praktikabel sein wird… – schauen wir einmal. Sobald etwas bereitsteht, wird der Link veröffentlicht.

Die Blog-Serie CheeseSpiess

In der Blog-Serie CheeseSpiess werden nun typische erforderliche Prozesse und Rahmenbedingungen zur Abbildung eines Unternehmens in einer betriebswirtschaftlich / kaufmännischen Software vorgestellt. CheeseSpiess soll die oft sehr theoretischen Überlegungen und Darstellungen veranschaulichen helfen, auch wenn die Nutzung einiger komplexerer Funktionen in George´s kleiner Käsespieß-Fabrik gelegentlich slightly oversized wirken mögen. Aber was hier vielleicht übertrieben erscheint, ist in anderen Branchen existentiell.

CheeseSpiess – Titel und Vorwort [CS000A]

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Das Thema ist ERP und PPS für Kleine und Mittlere Unternehmen (KMU).

Die Auswahl und der Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Software stellt für ein Unternehmen eine beträchtliche Herausforderung dar.

George, Software-Projektleiter im technischen, logistischen wie im kaufmännischen Umfeld, hatte erst vor wenigen Jahren Kontakt mit der Microsoft ERP-Lösung NAV (vormals Navision) und war schnell von den umfassenden Möglichkeiten für kleinere und mittlere Unternehmen fasziniert.

Microsoft hat mit konsequenter Modernisierung der Technik, der Oberfläche, aber nicht zuletzt auch der Lizenzpolitik mit Dynamics 365 Business Central (D365BC) das Potential geschaffen, sich als vielfach geeignetste Standardlösung für logistisch/kaufmännische Software für kleinste Startups bis zum etablierten mittelständischen Fertigungs- oder Handelsunternehmen zu etablieren.

Konkrete Hilfe bei der Abbildung der betrieblichen Prozesse in D365BC (aber auch in NAV 2017/2018 weitgehend anwendbar) bietet die Blog-Serie Projekt CheeseSpiess 1) auf https://navalyzer.blog .

 

Viel Spaß beim Lesen oder gar etwas Nutzen wünscht

George@Navalyzer

 

PS: Die späteren Blogartikel erscheinen in unsortierter – scheinbar willkürlicher – dem aktuellen Gemütszustand George´s folgender thematischer Reihenfolge. Sobald das Puzzle es lohnenswert erscheinen lässt, wird eine Strukturierung folgen.

1) Was ist CheeseSpiess? Bleiben Sie gespannt – die Auflösung folgt bald.

 

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