Änderungsprotokollposten [CS005PS]

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Änderungsprotokollposten sind in D365BC eine Funktionalität, auf technischer Ebene Änderungen an Datenbanktabellen zu protokollieren.

Je nach Einrichtung wird festgehalten, zu welchem genauen Zeitpunkt welcher Benutzer welche Änderungen an einer Tabelle vorgenommen hat. Änderungen können der Neuaufbau eines Datensatzes, Feldänderungen oder die Löschung eines Datensatzes sein.

In der Änderungsprotokollposten Einrichtung wird definiert, ob überhaupt Änderungsprotokollposten gespeichert werden sollen und wenn ja, welche Datenbanktabellen und ggf. welche Felder in den Tabellen berücksichtigt werden sollten. Nach Einrichtung von D365BC sind die Änderungsprotokollposten standardmäßig ausgeschaltet.

Der Zustand der Einrichtung kann in dem Bericht Änderungsprotokollposten Einrichtungs-Übersicht dokumentiert werden.

Sollten Änderungsprotokollposten genutzt werden und wenn ja ab wann?

George meint, Änderungsprotokollposten sollten unbedingt genutzt werden. Ein ganz pragmatischer Grund ist, dass Wirtschaftsprüfer bei dem Jahresabschluss Eures Unternehmens gerne nachgewiesen haben, dass keine dubiosen Änderungen an werteflussrelevanten Informationen vorgenommen wurden. In Eurem direkten eigenen Interesse wird vielleicht einmal sein, ein merkwürdiges Verhalten auf eine Datenänderung zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückführen zu können.

Bei Neueinsatz von D365BC ist ein guter Zeitpunkt zur Aktivierung der Änderungsprotokollposten nach Ersteinrichtung des Mandanten und nach Urladung (bzw. Eintippen) der Stammdaten. Damit werden nicht unnötig Massenänderung protokolliert.

Welche Tabellen sollten überwacht werden, welche nicht?

Welche Tabellen in welchem Umfang protokolliert werden sollten, kommt darauf an…

Als eine Regel kann gelten, Stammdatentabellen mit wertefluss-steuernden Angaben umfassend zu überwachen. Ein gutes Beispiel sind die Bankkonten: Wer die IBAN eines Kreditoren-Bankkontos mal eben auf sein persönliches Nummernkonto auf den Cayman Islands ändert, hat bei etwas schlampiger Organisation in der Firma schnell mal einen interessanten Betrag unterschlagen.

Also Stammdaten-Tabellen und generelle Einrichtungen der eingesetzten Funktionsbereiche in D365BC. George hat einmal für CheeseSpiess folgende Tabellen zur Protokollierung eingerichtet, ein guter Start der später erweitert werden kann:

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Bitte NIEMALS in Übereifer bei der Protokollierung verfallen. Der kleine versteckte Kontrollfreak in Euch könnte vielleicht auf die Idee kommen, möglichst viele Tabellen zu protokollieren. Aber speziell Bewegungsdaten wie z.B. Sachposten oder Auftragszeilen sollten keinesfalls protokolliert werden.

Gründe für die gebotene Sparsamkeit bei der Protokollierung sind vor allem zwei: Erstens kostet die Protokollierung Performance und zweitens nennenswert Datenbankplatz. So wird bei der Protokollierung einer Tabelle mit 100 Feldern neben EINEM Datensatz in der eigentlichen Nutztabelle möglicherweise über EINHUNDERT Protokollsätze in die Datenbank geschrieben. George kennt Kundenprojekte mit 95% Anteil der Änderungsprotokollsätze an der Datenbankgröße. Und ab 100 Mio. Tabellensätzen ist auch nix mehr mit auf die ENTF-Taste drücken…

Änderungsprotokollposten Schritt-für-Schritt

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Zuerst die Änderungsprotokollposten Einrichtung aufrufen. Über die Aktion Einrichten (>1) werden die zu protokollierenden Tabellen ausgewählt. Danach wird dann der Schalter für den Start der Protokollierung umgelegt (>2).

Auswahl der zu protokollierenden Tabellen

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Bei der Einrichtung der zu protokollierenden Tabellen werden alle Datenbanktabellen von D365BC nach Ihrer Objektnummer aufsteigend angezeigt (Viele!). George empfiehlt, dass jemand aus Eurer Organisation mit IT-Affinität sich einmal etwas mit dem internen Aufbau von D365BC und seiner Datenbank beschäftigt – dies wird noch in vielen Fällen hilfreich sein, Zeit sparen und Ticket-Kosten bei dem D365BC-Betreuer Eures Vertrauens.

Jetzt kann getrennt nach Neuaufbau eines Datensatzes, Feldänderungen und Datensatzlöschung ausgewählt werden, was protokolliert werden soll: Nichts (leeres Feld), Alle Felder (>1) oder Einzelne Felder (>2).

Wenn alles wie gewünscht eingetragen ist, Schliessen (>3).

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Falls Einzelne Felder protokolliert werden sollen, können über die 3 Punkte (>1) die gewünschten Felder ausgewählt werden.

Dokumentation der Einrichtung

Über den Bericht Änderungsprotokoll Einrichtungs-Übersicht können die gewählten Tabellen und Felder dokumentiert werden.

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Über den Berichtsfilter können die Tabellen mit einer vorgenommenen Protokollierung selektiert werden (>1) und dann der Bericht ausgegeben (>2), als PDF-Datei oder in der Vorschau.

Liste Änderungsprotokollposten

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In der Listenansicht der Änderungsprotokollposten können die protokollierten Änderungen eingesehen und nach einzelnen Vorkommnissen durchsucht werden.

Für das grobe Eingrenzen (es werden im produktiven Betrieb sehr viele Datensätze aufgelaufen sein) ist zuerst das normale Filtern (>1) wie bei jeder Listenansicht möglich, z.B. über einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Tabelle.

Ansonsten ist das Suchen (>2) eine besonders coole Funktion. Und wer einen Ausdruck braucht, kann auch alles recht übersichtlich in eine PDF ausgeben (>3).

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Die Suche ermöglicht durch Eingabe eines (Teil-)Suchbegriffs (>1) die Anzeige aller Protokoll-Zeilen, in denen dieser Begriff in einem der angezeigten Felder auftaucht. In vielen Fällen sicher die schnellste Möglichkeit, einer gesuchten Änderung auf die Spur zu kommen.

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Über Druck lässt sich eine PDF-Datei erzeugen, in der alle gefilterten Änderungen ausgegeben werden.


Somit lassen alle als besonders wichtig erachteten Änderungen in D365BC über die Änderungsprotokollposten nachvollziehen.