Finanzen I – nach der Ersteinrichtung [CS004P]

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Direkt nach der Einrichtung eines neuen Mandanten in D365BC und unbedingt vor der Erfassung jedweder Daten solltet Ihr Euch ein wenig mit den Einrichtungen im Finanzwesen vertraut machen.

Im Herzen ist Business Central (D365BC) ein Buchhaltungssystem. Vor jedweder Handlung im Verkauf, Einkauf, Lager oder Produktion und selbst vor der Erfassung von Kunden oder Lieferanten ist die Beschäftigung mit den Zusammenhängen im späteren Wertefluss ein Muss – spätere Korrekturen sind in vielen Belangen sehr aufwendig.

In diesem ersten Artikel über Finanzen wollen wir uns mit den wichtigsten Zusammenhängen und den dringendsten Einrichtungen kümmern:

  • Kontenplan
  • Geschäftsbuchungssgruppen
  • Produktbuchungsgruppen
  • Mehrwertsteuerbuchungsgruppen
  • Buchungsmatrix
  • MwSt.-Buchungsmatrix
  • Buchungsperioden
  • Finanzen Einrichtung

Bei der Einrichtung eines Mandanten mit dem Assistenten werden einige wesentliche Einrichtungen und Datenstrukturen im Finanzwesen gleich mit erstellt. Deshalb sind beim ersten Aufruf der Funktionen bereits Daten vorhanden, und diese sind (größtenteils) in sich schlüssig und für viele Geschäftsgründungen direkt so oder nur geringfügig erweitert geeignet.

Bei der Einrichtung dieser Funktionen ist eine Abstimmung mit dem Buchhalter / Steuerberater unbedingt sinnvoll.

Die einzelnen vorgestellten Funktionen lassen sich über den Menübaum aufrufen – viel schneller ist jedoch oft der Aufruf über die Funktionssuche (Vergrößerungsglas im Kopf klicken).

Kontenplan

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Seit vielen Jahrzehnten setzt die Organisation DATEV  im deutschsprachigen Bereich die Standards in der Buchhaltung vor allem kleiner und mittlerer Unternehmen. Steuerberater arbeiten mit DATEV für Buchführung und Abschluss; in betriebswirtschaftlichen Ausbildungen wird vielfach mit den Kontenplänen von DATEV gearbeitet.

So hat auch Microsoft entschieden, bei Business Central (und vorher in den NAV Versionen) standardmäßig in Deutschland den Kontenplan DATEV SKR03 zu verwenden, der erfahrungsgemäß in den meisten Fällen auch geeignet ist. Einige Organisationsformen wie NGOs oder Verbände berichten häufig nach dem SKR04, für Österreich hat DATEV den SKR07 bereitgestellt und auch die Schweiz bevorzugt Varianten.

Wer mit seinem Buchhalter/Steuerberater geklärt hat, dass der von D365BC bei der Mandanten-Erstellung bereitgestellte Kontenplan ok ist, kann erst einmal aufwandsarm fortfahren.

Wer einen anderen – schlimmstenfalls unstandardisiert individuellen – Kontenplan benötigt, kann diesen im Kontenplan manuell erfassen und danach alle Konten referenzierenden anderen Funktionen wie die Buchungsmatritzen anpassen oder seinen D365BC-Dienstleister fragen, ob er helfen kann. Eine ladefähige „Bibliothek“ unterschiedlicher Kontenpläne mit allen Referenzen für D365BC / NAV ist George nicht bekannt.

Auf der Seite Kontenplan ist der Kontenplan übersichtlich dargestellt. Neben den einzelnen bebuchbaren Konten können Überschriften und Summenblöcke definiert werden. Im laufenden Betrieb sind dann sofort die Bewegungen und der Saldo je Konto einzeln und in Summe ersichtlich und durch Klick bis auf die einzelnen Posten rückverfolgbar (jetzt nach der Ersteinrichtung noch leer).

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Wichtig zu den einzelnen Konten noch: Es ist je einzelnem Konto eine Vielzahl von Vorgaben und Restriktionen einstellbar, auf die wir erst im relevanten Moment eingehen wollen.

Oftmals anzupassen / zu ergänzen sind allerdings die Zuordnung der Konten zu EINKAUF / VERKAUF sowie zu den Geschäfts-, Produkt- und MwSt.-Buchungsgruppen (im Folgenden erläutert). Bei Buchungsvorgängen werden diese Felder dann vorbelegt und nicht in allen Fällen noch änderbar.

Oben im Beispiel einige Konten des Warenbezugs – vorbehalten dem EINKAUF für die einzelnen möglichen Sitze des Lieferanten und den verschiedenen (deutschen) Mehrwertsteuersätzen. Für CheeseSpiess mit seinen Nahrungsmittel-Geschäften ist die saubere Unterscheidung der Mehrwertsteuersätze Tagesgeschäft – viele Unternehmen kommen mit 7% nur selten in Berührung falls einmal eine Zeitschrift erworben wird…

Geschäftsbuchungsgruppen

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Die Geschäftsbuchungsgruppen beschreiben den Sitz eines Geschäftspartners und somit die steuerliche Behandlung der werteflussrelevanten Geschäftsvorfälle mit diesem Partner.

Die Vorbelegung der Daten mit den 3 Unterscheidungen INLAND, EU und AUSLAND kann i.d.R. so beibehalten werden und steuert bei den Geschäftspartnern vor allem die MwSt.-Pflicht / MwSt.-Abrechnung sowie die Möglichkeit der Selektion bei Berichten, z.B. in INTRASTAT Meldungen.

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Den Geschäftsbuchungsgruppen wird jeweils eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe vorbelegt. Im Standard laufen die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen selbst wie die Geschäftsbuchungsgruppen. George ist bisher noch kein Projekt untergekommen, wo hier eine Änderung erforderlich war.

Produktbuchungsgruppen

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Bei den Produktbuchungsgruppen sind ebenfalls bereits sinnvolle Einträge vorbelegt.

Zu beachten ist die vorbelegte Zuordnung zu den MwSt.-Sätzen, die erfahrungsgemäß aufgrund der Benennung der Produktbuchungsgruppe je nach Eurer konkreten Branche zu Missverständnissen und damit schnell Fehlbuchungen führen kann. Am besten nicht verwendete Produktbuchungsgruppen bald löschen oder durch in Eurer Branche aussagefähige Benennungen ersetzen.

Häufig ist auch die Erstellung neuer Produktbuchungsgruppen sinnvoll bei Geschäften in Organisationen mit speziellen Umsatzsteuer-/Vorsteuerregeln, wie Umsatzsteuerermäßigung auf eher unerwartete Handelsware wie Rollstühle (7%), Umsatzsteuerbefreiung im gemeinnützigen Bereich oder – ganz konkret – um bei CheeseSpiess den Verzehr der Käsespieße in einer Filiale (19%) vom Take-away oder der Lebensmittellieferung (7%) leichter unterscheiden zu können.  Ob hier eine spezielle Produktbuchungsgruppe, eine spezielle MwSt.-Produktbuchungsgruppe oder der individuelle Eintrag im Artikel oder gar erst im Auftrag der richtige Weg ist, sollte jetzt im Rahmen der D365BC Einführung diskutiert werden.

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Sehr häufig in D365BC Projekten werden bei Organisationen, die Artikel/Dienstleistungen mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen verkaufen, zumindest die Produktbuchungsgruppen für 7% und 19%-Artikel getrennt (z.B. PRODUKT07/19 und MATERIAL07/19), um eine aufwandsarme Buchung von Geschäftsvorfällen auf unterschiedliche Sachbuchkonten auch außerhalb der Umsatzsteuerkonten (die durch die MwSt.-Matrizen angesteuert werden) zu ermöglichen (z.B. bei Skonti, Vorauszahlungen).

Eine zu extensive Ausweitung der Produktbuchungsgruppen ist aber nicht empfehlenswert, da dies auch eine Vervielfachung der zu definierenden Zeilen in der Buchungsmatrix bedeutet. Abwägen!

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In MwSt.-Produktbuchungsgruppen wird definiert, welche unterschiedlichen Umsatzsteuersätze für unterschiedliche Artikel / Dienstleistungen im Bezug wie im Umsatz anzusetzen sind. Auch hier sollte der Standard die allermeisten Organisationen abdecken.

Buchungsmatrix Einrichtung

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Bei der ersten Ansicht der Buchungsmatrix Einrichtung bitte nicht erschrecken: Viele Zeilen mit sehr vielen Spalten – und es werden in Eurer Anwendung noch mehr Zeilen werden – versprochen.

In der Buchungsmatrix sind alle sich durch die Kombination aus Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe sich ergebenen zu bebuchenden Sachkonten im Umsatz, im Einkauf und im Lager definiert.

Es müssen nicht unbedingt alle theoretisch möglichen Kombinationen definiert sein. Werden z.B. niemals Produkte an Drittländer verkauft, wäre die EXPORT / HANDEL Zeile überflüssig, oder die Sachkonten für den Verkauf werden entfernt. Vorteil einer Bereinigung der Zeilen und Konten ist die Vermeidung von Fehlbuchungen durch falsche Stammdaten. Sollte dann allerdings doch einmal etwas in die Schweiz verkauft werden, muss die Zeile neu aufgebaut / ergänzt werden.

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Im Falle von CheeseSpiess werden gleich die Matrix-Zeilen für die neuen Produktbuchungsgruppen PRODUKT07/19 und MATERIAL07/19 aus vorhandenen Zeilen, vorerst nur für das INLAND, kopiert. Die Logik soll hier so sein, dass PRODUKT07/19 für Handelswaren und Eigenherstellungen im Verkauf wie im Einkauf verwendet werden und MATERIAL07/19 nur im Einkauf für Rohstoffe der Eigenherstellung. Die Konten für die Verkaufs- und Einkaufsvorauszahlungen wurden eingetragen. HANDEL bleibt erhalten für den Einkauf von Dingen für den Eigenbedarf.

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In der Karte zu den einzelnen Zeilen werden die Konten je Geschäftsvorfall festgelegt. Häufige individuelle Änderungen in D365BC Projekten sind hier die Behandlung der Skonti und der Zahlungsabweichungen oder auch die Änderungen, die sich aus zusätzlichen Produktbuchungsgruppen ergeben.

MwSt.-Buchungsmatrix

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In der MwSt. Buchungsmatrix Einrichtung wird zugeordnet, welche Hauptbuchkonten bei der Kombination von MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe bebucht werden.

Auch hier sind die Standardvorgaben meist ausreichend.

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Diese Konten werden in der Karte festgelegt, sowie einige Einstellungen für Fälle, auf die wir in einem späteren Artikel näher eingehen werden.

Buchhaltungsperioden

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In den Buchhaltungsperioden wird festgelegt, wann das Geschäftsjahr (GJ) des Unternehmens startet (i.d.R. 01.01. des aktuellen Kalenderjahres) und in welchen Einheiten buchhalterisch gerechnet wird (Perioden, i.d.R. Monate, in Feldern für Eingabe von Datumszeiträumen später z.B. als „P9“ für den September des aktuellen Geschäftsjahres erfassbar).

Dieses erste GJ wird bei entsprechender Anlage des neuen Mandanten gleich mit erstellt.

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Weitere Jahre lassen sich über Aktionen / Jahr erstellen erstellen.

Die weiteren Belange der Buchhaltungsperioden werden Thema eines Artikels Monats-/ und Geschäftsjahresabschlusses sein.

Finanzen Einrichtung

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Umfangreiche Einstellungen sind im der Finanzen Einrichtung möglich, auch hier solltet Ihr die Standard-Voreinstellungen einmal durchschauen, ob bei Eurer Unternehmung etwas Wesentliches anders zu behandeln ist.

Auf jeden Fall recht bald zu überlegen ist das Definieren von Dimensionen und die Zuordnung zumindest der beiden Globalen Dimensionen. Dimensionen sind eine recht geniale Auswerte-Systematik von D365BC, sie werden das Thema eines der nächsten Artikel sein.

Im Laufe der Zeit werden sicher auch in Eurer Anwendung hier weitere Feineinstellungen erforderlich werden, die aber dann bei Auftreten des Falls durchdacht werden können. Ein Stichwort vorab: Behandlung von Zahlungs- und Rundungsdifferenzen.



Jetzt aber vorerst genug Buchhaltung. Für alle buchhalterischen Details habt Ihr bestimmt einen qualifizierten Buchhalter / Steuerberater, der alles rund macht. George möchte jetzt mit CheeseSpiess Geschäfte machen!

 

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