Der CheeseSpiess Mandant – Schritt-für-Schritt [CS003S]

So erstellt George mit dem Assistenten für neue Mandanten den Rahmen für seine Firma CheeseSpiess. Sollte bei der Abfrage der vielen Einstellungen und Einträge etwas noch nicht völlig klar sein… – die allermeisten Dinge lassen sich hinterher auf den einzelnen Seiten der Einrichtung einfach ändern oder ergänzen.

1. D365BC nach der Bereitstellung durch den Anbieter

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch Deinen Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein kleiner Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1).

2. Die Liste der Mandanten aufrufen

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Der (findet George) einfachste und schnellste Weg, eine Seite / Funktion in D365BC zu finden, ist über die Suchfunktion.

Auf das Vergrößerungsglas rechts oben klicken (>1), dann eine oder mehrere Wortfetzen der zu suchenden Funktion eintippen (>2), und schon erscheinen Vorschläge bester Übereinstimmungen zum direkten Aufruf (>3).

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Die Liste der Mandanten erscheint – bisher nur mit dem CRONUS Mandanten gefüllt.

3. Einen neuen Mandanten erstellen

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In der Liste im Kopf auf Neu klicken (>1) und dann auf Neues Unternehmen erstellen (>2), um eine assistierte Ersterstellung mit den wichtigsten Einstellungen zu starten.

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Weiter (>1) und es geht los… – eine Führung durch Einrichtungsseiten erfolgt; so ist sichergestellt nichts Wichtiges zu vergessen.

4. Wie heißt mein Baby?

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Zuerst ist der Name des neuen Unternehmens einzugeben (>1) – für George klar – CheeseSpiess.

Nun kann gewählt werden, welcher Art der neue Mandant sein soll (>2). Leider sind die deutschen Übersetzungen der Assistenten zumindest derzeit – sagen wir – nicht immer perfekt. Mit etwas Fantasie lässt sich aber meist richtig schlussfolgern – wir wollen keine Demoumgebung und auch keinen leeren Mandanten, sondern eine Produktivumgebung mit den wichtigsten Einstellungen.

Weiter (>3).

5. Benutzer zuordnen

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Als nächsten Schritt werden die Benutzer ausgewählt, die den neuen Mandanten verwenden dürfen. (>1). Dies reicht erst einmal aus, den neuen Mandanten zu bedienen. Wichtig ist später die detailliertere Einrichtung der Rechte der einzelnen Nutzer – aber davon in einem weiteren Artikel mehr.

Weiter (>2).

6. CheeseSpiess erwacht zum Leben

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Mit diesen Eintragungen ist erst einmal alles für den „leeren“ Mandanten CheeseSpiess getan.

Fertig stellen (>1) klicken, um den neuen Mandanten in der Datenbank anzulegen. Im Hintergrund werden jetzt einige tausend neue Datenbanktabellen erstellt.

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Der Mandant ist technisch erstellt, jetzt noch ein bisschen Geduld (>1).

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Und da ist er! Der Status der Einrichtung ist „in Bearbeitung“.

7. Zum neuen Mandanten CheeseSpiess wechseln

Nachdem nun der Mandant CheeseSpiess existiert, können wir ihn aufrufen und mit den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Informationen füttern.

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Der Wechsel vom CRONUS Mandaten zum eigenen CheeseSpiess Mandanten erfolgt über das Zahnrad (Einstellungen) rechts im Kopf (>1), dann Meine Einstellungen (>2)

Eine kleine Seite erscheint, hier kann neben anderen wichtigen Dingen auch das Unternehmen (der Mandant) durch Klicken auf die 3 Punkte gewechselt werden (>3).

George wählt CheeseSpiess aus.

Bei Wechsel zu diesem noch nicht komplett eingerichteten Mandanten wird der Einrichtungsassistent wieder aktiv.

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Weiter (>1).

8. Unternehmensdaten

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Alle erfragten Informationen eintragen (>1).

Sowohl die Adressdaten wie auch das Logo wird später als offizielle Absenderadresse in den Belegen zu Euren Partnern verwendet. Beim Logo gern erst einmal einen Entwurf oder einfach Irgendetwas auswählen und dann schauen, wie es bei den später gewählten Belegen aussieht und dann optimieren.

Alle Unternehmensdaten lassen sich später auf der Seite Firmendaten verwalten.

Weiter (>2)

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Weiter mit den Kontaktdaten.

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Weiter mit den Bankdaten.

Neben der hier hinterlegten Bankverbindung ist später die Definition weiterer Firmen-Bankkonten möglich.

9. Buchhaltungsperioden

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Bereits jetzt während der assistierten Ersteinrichtung kann der Start des Geschäftsjahres festgelegt und die Erstellung der monatlichen Buchhaltungsperioden durchgeführt werden. Näher sollte darüber nachgedacht werden, wenn die Firma unter dem Jahr startet (Rumpfgeschäftsjahr) oder gar ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr angedacht ist.

10. Lagerabgangsmethode

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Ebenfalls bereits hier wird die standardmäßig angewandte Methode zur Lagerbestandsbewertung festgelegt. Diese eigentlich an den später aufzubauenden einzelnen Artikeln hängende Einstellung hat großen Einfluss auf die buchhalterisch korrekte Bewertung der Bestände und wird ausführlich Inhalt eines folgenden Artikels sein.

Derweil hilft – falls Du ratlos bist – nur das Gespräch mit Deinem Buchhalter / Steuerberater.

11. Fertigstellung der Unternehmenseinrichtung

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Die ersten, wichtigsten Einrichtungen des neuen Mandanten sind jetzt abgefragt und werden mit Fertig stellen (>1) durchgeführt.

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Dein Mandant / Unternehmen ist zur ersten Verwendung bereit (>1).

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