Mandanten / Unternehmen [CS003P]

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Mandanten in D365BC sind unabhängige definierte Firmen / Organisationen innerhalb einer ERP Installation, einem Lizenznehmer (Tenant).  Jeder Lizenznehmer von D365BC (z.B. George) kann eigenständig einen oder mehrere Mandanten = Firmen / Unternehmen / Companies aufsetzen, diese sind dann in allen betriebswirtschaftlichen Belangen so gut wie vollständig logisch wie seitens der Datenbanktabellen voneinander getrennt und eigenständig abschlussfähig.

So kann George beispielsweise einen Mandanten für sein aktuelles Blog-Projekt CheeseSpiess aufbauen (>1) und gleichzeitig unbeeinflusst bald einen weiteren Mandanten für ein mögliches Revival seines Schnittmuster-Projekts golden-pattern.

Die Namensgebung der Funktionen bei der deutschen Übersetzung von D365BC (und allen vorgehenden NAV Versionen) ist nicht sehr konsequent oder von George zumindest nicht durchdrungen:

Mandanten (englisch Companies) heißt die Funktion zur Erstellung und Verwaltung neuer Mandanten.

Firmendaten (englisch Company Information) heißt die Funktion zur Verwaltung von Anschrift, Bild, Bankverbindung etc. des Mandanten.

Unternehmen (englisch Company) lautet der Mandant auf vielen Seiten in der Feldbezeichnung.

George meint eine Vermehrung des Begriffes Unternehmen wahrzunehmen. Er hofft diesen Artikel „Mandanten“ in absehbarer Zeit endgültig in „Unternehmen“ umbenennen zu müssen.

Gemeinsam genutzte Datenstrukturen

Einige Datenstrukturen werden innerhalb eines Tenant von allen Mandanten gemeinsam genutzt – und das ist auch gut so. So ist das Benutzer- und Rechtesystem zentral definiert, sodass der Lizenznehmer den lizenzierten Benutzern schnell die passenden Rechte auf einen neuen Mandanten zuordnen kann.

Gemeinsame Datenstrukturen ermöglichen auch Intercompany Geschäfte (zu konsolidierende Werteflüsse zwischen den Mandanten eines Lizenznehmers) und eine Konzerndefinition zur Realisierung eines gemeinsamen Konzernabschlusses der einzelnen Mandanten.

Und nicht zuletzt ist auch der Programmstand für alle Mandanten gleich. Wird also eine Anpassung (neue Tabelle, neuer Bericht, geänderte Seite, …) durchgeführt, ist dies für alle Mandanten wirksam.

Neue Mandanten

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch den Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1). Es lassen sich (beliebig) viele weitere, eigene Mandanten erstellen (siehe auch „Der CheeseSpiess Mandant Schritt-für Schritt“).

Bei späteren Anmeldungen erscheint hier automatisch immer der letzte Mandant, an dem Du zuletzt angemeldet warst.  Vorsicht und Augen auf! Ein verbreiteter Anfängerfehler in D365BC ist, Daten im falschen Mandanten zu erfassen. Produktivdaten im Testmandanten zu erfassen, ist lediglich Doppelarbeit sobald Du darauf kommst. Aber Testdaten im Produktivmandanten – da ist schnell schwer reparierbarer Schaden angerichtet.

Bitte nicht auf die Idee kommen, den CRONUS Mandanten für irgendetwas Produktives zu verwenden, auch nicht als Kopiervorlage. Der CRONUS Mandant ist mit einigen speziellen Verhaltensweisen ausgestattet, die Du nicht willst – glaub es George. Eine dieser Dinge ist die Vorbelegung eines voreingestellten Arbeitsdatums (WORKDATE), damit Buchungen immer zu den vorhandenen Testdaten passen. Hierin lauert auch eine besonders gemeine Falle: Bei Mandantenwechsel wird (zumindest in der George zur Verfügung stehenden D365BC Version und allen ihm bekannten NAV-Versionen seit 2016) das Arbeitsdatum nicht wieder auf HEUTE korrigiert. Schnell können so aufwändige Fehlbuchungen entstehen.

George empfiehlt die Löschung des CRONUS Mandanten, sobald der der eigene produktive Mandant stabil läuft, mit einigen Daten gefüllt ist und daraus ein eigener sinnvoller Testmandant kopiert werden kann.

Kopien von Mandanten

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Mandanten lassen sich über die Funktion Vorgang / Kopieren vollständig mit allen Daten auf einen neuen Mandantennamen kopieren. Dies ist beispielsweise für die Erstellung einer Testumgebung oder für Schulungszwecke sinnvoll.

Löschen von Mandanten

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Und zuletzt lassen sich Mandanten auch löschen, z.B. wenn eine Kopie als Testsystem nicht mehr aktuell ist. Aber wie immer beim endgültigen Löschen: Vorsicht! Was weg ist ist weg.

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