Änderungsprotokollposten [CS005PS]

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Änderungsprotokollposten sind in D365BC eine Funktionalität, auf technischer Ebene Änderungen an Datenbanktabellen zu protokollieren.

Je nach Einrichtung wird festgehalten, zu welchem genauen Zeitpunkt welcher Benutzer welche Änderungen an einer Tabelle vorgenommen hat. Änderungen können der Neuaufbau eines Datensatzes, Feldänderungen oder die Löschung eines Datensatzes sein.

In der Änderungsprotokollposten Einrichtung wird definiert, ob überhaupt Änderungsprotokollposten gespeichert werden sollen und wenn ja, welche Datenbanktabellen und ggf. welche Felder in den Tabellen berücksichtigt werden sollten. Nach Einrichtung von D365BC sind die Änderungsprotokollposten standardmäßig ausgeschaltet.

Der Zustand der Einrichtung kann in dem Bericht Änderungsprotokollposten Einrichtungs-Übersicht dokumentiert werden.

Sollten Änderungsprotokollposten genutzt werden und wenn ja ab wann?

George meint, Änderungsprotokollposten sollten unbedingt genutzt werden. Ein ganz pragmatischer Grund ist, dass Wirtschaftsprüfer bei dem Jahresabschluss Eures Unternehmens gerne nachgewiesen haben, dass keine dubiosen Änderungen an werteflussrelevanten Informationen vorgenommen wurden. In Eurem direkten eigenen Interesse wird vielleicht einmal sein, ein merkwürdiges Verhalten auf eine Datenänderung zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückführen zu können.

Bei Neueinsatz von D365BC ist ein guter Zeitpunkt zur Aktivierung der Änderungsprotokollposten nach Ersteinrichtung des Mandanten und nach Urladung (bzw. Eintippen) der Stammdaten. Damit werden nicht unnötig Massenänderung protokolliert.

Welche Tabellen sollten überwacht werden, welche nicht?

Welche Tabellen in welchem Umfang protokolliert werden sollten, kommt darauf an…

Als eine Regel kann gelten, Stammdatentabellen mit wertefluss-steuernden Angaben umfassend zu überwachen. Ein gutes Beispiel sind die Bankkonten: Wer die IBAN eines Kreditoren-Bankkontos mal eben auf sein persönliches Nummernkonto auf den Cayman Islands ändert, hat bei etwas schlampiger Organisation in der Firma schnell mal einen interessanten Betrag unterschlagen.

Also Stammdaten-Tabellen und generelle Einrichtungen der eingesetzten Funktionsbereiche in D365BC. George hat einmal für CheeseSpiess folgende Tabellen zur Protokollierung eingerichtet, ein guter Start der später erweitert werden kann:

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Bitte NIEMALS in Übereifer bei der Protokollierung verfallen. Der kleine versteckte Kontrollfreak in Euch könnte vielleicht auf die Idee kommen, möglichst viele Tabellen zu protokollieren. Aber speziell Bewegungsdaten wie z.B. Sachposten oder Auftragszeilen sollten keinesfalls protokolliert werden.

Gründe für die gebotene Sparsamkeit bei der Protokollierung sind vor allem zwei: Erstens kostet die Protokollierung Performance und zweitens nennenswert Datenbankplatz. So wird bei der Protokollierung einer Tabelle mit 100 Feldern neben EINEM Datensatz in der eigentlichen Nutztabelle möglicherweise über EINHUNDERT Protokollsätze in die Datenbank geschrieben. George kennt Kundenprojekte mit 95% Anteil der Änderungsprotokollsätze an der Datenbankgröße. Und ab 100 Mio. Tabellensätzen ist auch nix mehr mit auf die ENTF-Taste drücken…

Änderungsprotokollposten Schritt-für-Schritt

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Zuerst die Änderungsprotokollposten Einrichtung aufrufen. Über die Aktion Einrichten (>1) werden die zu protokollierenden Tabellen ausgewählt. Danach wird dann der Schalter für den Start der Protokollierung umgelegt (>2).

Auswahl der zu protokollierenden Tabellen

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Bei der Einrichtung der zu protokollierenden Tabellen werden alle Datenbanktabellen von D365BC nach Ihrer Objektnummer aufsteigend angezeigt (Viele!). George empfiehlt, dass jemand aus Eurer Organisation mit IT-Affinität sich einmal etwas mit dem internen Aufbau von D365BC und seiner Datenbank beschäftigt – dies wird noch in vielen Fällen hilfreich sein, Zeit sparen und Ticket-Kosten bei dem D365BC-Betreuer Eures Vertrauens.

Jetzt kann getrennt nach Neuaufbau eines Datensatzes, Feldänderungen und Datensatzlöschung ausgewählt werden, was protokolliert werden soll: Nichts (leeres Feld), Alle Felder (>1) oder Einzelne Felder (>2).

Wenn alles wie gewünscht eingetragen ist, Schliessen (>3).

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Falls Einzelne Felder protokolliert werden sollen, können über die 3 Punkte (>1) die gewünschten Felder ausgewählt werden.

Dokumentation der Einrichtung

Über den Bericht Änderungsprotokoll Einrichtungs-Übersicht können die gewählten Tabellen und Felder dokumentiert werden.

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Über den Berichtsfilter können die Tabellen mit einer vorgenommenen Protokollierung selektiert werden (>1) und dann der Bericht ausgegeben (>2), als PDF-Datei oder in der Vorschau.

Liste Änderungsprotokollposten

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In der Listenansicht der Änderungsprotokollposten können die protokollierten Änderungen eingesehen und nach einzelnen Vorkommnissen durchsucht werden.

Für das grobe Eingrenzen (es werden im produktiven Betrieb sehr viele Datensätze aufgelaufen sein) ist zuerst das normale Filtern (>1) wie bei jeder Listenansicht möglich, z.B. über einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Tabelle.

Ansonsten ist das Suchen (>2) eine besonders coole Funktion. Und wer einen Ausdruck braucht, kann auch alles recht übersichtlich in eine PDF ausgeben (>3).

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Die Suche ermöglicht durch Eingabe eines (Teil-)Suchbegriffs (>1) die Anzeige aller Protokoll-Zeilen, in denen dieser Begriff in einem der angezeigten Felder auftaucht. In vielen Fällen sicher die schnellste Möglichkeit, einer gesuchten Änderung auf die Spur zu kommen.

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Über Druck lässt sich eine PDF-Datei erzeugen, in der alle gefilterten Änderungen ausgegeben werden.


Somit lassen alle als besonders wichtig erachteten Änderungen in D365BC über die Änderungsprotokollposten nachvollziehen.

Finanzen I – nach der Ersteinrichtung [CS004P]

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Direkt nach der Einrichtung eines neuen Mandanten in D365BC und unbedingt vor der Erfassung jedweder Daten solltet Ihr Euch ein wenig mit den Einrichtungen im Finanzwesen vertraut machen.

Im Herzen ist Business Central (D365BC) ein Buchhaltungssystem. Vor jedweder Handlung im Verkauf, Einkauf, Lager oder Produktion und selbst vor der Erfassung von Kunden oder Lieferanten ist die Beschäftigung mit den Zusammenhängen im späteren Wertefluss ein Muss – spätere Korrekturen sind in vielen Belangen sehr aufwendig.

In diesem ersten Artikel über Finanzen wollen wir uns mit den wichtigsten Zusammenhängen und den dringendsten Einrichtungen kümmern:

  • Kontenplan
  • Geschäftsbuchungssgruppen
  • Produktbuchungsgruppen
  • Mehrwertsteuerbuchungsgruppen
  • Buchungsmatrix
  • MwSt.-Buchungsmatrix
  • Buchungsperioden
  • Finanzen Einrichtung

Bei der Einrichtung eines Mandanten mit dem Assistenten werden einige wesentliche Einrichtungen und Datenstrukturen im Finanzwesen gleich mit erstellt. Deshalb sind beim ersten Aufruf der Funktionen bereits Daten vorhanden, und diese sind (größtenteils) in sich schlüssig und für viele Geschäftsgründungen direkt so oder nur geringfügig erweitert geeignet.

Bei der Einrichtung dieser Funktionen ist eine Abstimmung mit dem Buchhalter / Steuerberater unbedingt sinnvoll.

Die einzelnen vorgestellten Funktionen lassen sich über den Menübaum aufrufen – viel schneller ist jedoch oft der Aufruf über die Funktionssuche (Vergrößerungsglas im Kopf klicken).

Kontenplan

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Seit vielen Jahrzehnten setzt die Organisation DATEV  im deutschsprachigen Bereich die Standards in der Buchhaltung vor allem kleiner und mittlerer Unternehmen. Steuerberater arbeiten mit DATEV für Buchführung und Abschluss; in betriebswirtschaftlichen Ausbildungen wird vielfach mit den Kontenplänen von DATEV gearbeitet.

So hat auch Microsoft entschieden, bei Business Central (und vorher in den NAV Versionen) standardmäßig in Deutschland den Kontenplan DATEV SKR03 zu verwenden, der erfahrungsgemäß in den meisten Fällen auch geeignet ist. Einige Organisationsformen wie NGOs oder Verbände berichten häufig nach dem SKR04, für Österreich hat DATEV den SKR07 bereitgestellt und auch die Schweiz bevorzugt Varianten.

Wer mit seinem Buchhalter/Steuerberater geklärt hat, dass der von D365BC bei der Mandanten-Erstellung bereitgestellte Kontenplan ok ist, kann erst einmal aufwandsarm fortfahren.

Wer einen anderen – schlimmstenfalls unstandardisiert individuellen – Kontenplan benötigt, kann diesen im Kontenplan manuell erfassen und danach alle Konten referenzierenden anderen Funktionen wie die Buchungsmatritzen anpassen oder seinen D365BC-Dienstleister fragen, ob er helfen kann. Eine ladefähige „Bibliothek“ unterschiedlicher Kontenpläne mit allen Referenzen für D365BC / NAV ist George nicht bekannt.

Auf der Seite Kontenplan ist der Kontenplan übersichtlich dargestellt. Neben den einzelnen bebuchbaren Konten können Überschriften und Summenblöcke definiert werden. Im laufenden Betrieb sind dann sofort die Bewegungen und der Saldo je Konto einzeln und in Summe ersichtlich und durch Klick bis auf die einzelnen Posten rückverfolgbar (jetzt nach der Ersteinrichtung noch leer).

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Wichtig zu den einzelnen Konten noch: Es ist je einzelnem Konto eine Vielzahl von Vorgaben und Restriktionen einstellbar, auf die wir erst im relevanten Moment eingehen wollen.

Oftmals anzupassen / zu ergänzen sind allerdings die Zuordnung der Konten zu EINKAUF / VERKAUF sowie zu den Geschäfts-, Produkt- und MwSt.-Buchungsgruppen (im Folgenden erläutert). Bei Buchungsvorgängen werden diese Felder dann vorbelegt und nicht in allen Fällen noch änderbar.

Oben im Beispiel einige Konten des Warenbezugs – vorbehalten dem EINKAUF für die einzelnen möglichen Sitze des Lieferanten und den verschiedenen (deutschen) Mehrwertsteuersätzen. Für CheeseSpiess mit seinen Nahrungsmittel-Geschäften ist die saubere Unterscheidung der Mehrwertsteuersätze Tagesgeschäft – viele Unternehmen kommen mit 7% nur selten in Berührung falls einmal eine Zeitschrift erworben wird…

Geschäftsbuchungsgruppen

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Die Geschäftsbuchungsgruppen beschreiben den Sitz eines Geschäftspartners und somit die steuerliche Behandlung der werteflussrelevanten Geschäftsvorfälle mit diesem Partner.

Die Vorbelegung der Daten mit den 3 Unterscheidungen INLAND, EU und AUSLAND kann i.d.R. so beibehalten werden und steuert bei den Geschäftspartnern vor allem die MwSt.-Pflicht / MwSt.-Abrechnung sowie die Möglichkeit der Selektion bei Berichten, z.B. in INTRASTAT Meldungen.

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Den Geschäftsbuchungsgruppen wird jeweils eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe vorbelegt. Im Standard laufen die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen selbst wie die Geschäftsbuchungsgruppen. George ist bisher noch kein Projekt untergekommen, wo hier eine Änderung erforderlich war.

Produktbuchungsgruppen

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Bei den Produktbuchungsgruppen sind ebenfalls bereits sinnvolle Einträge vorbelegt.

Zu beachten ist die vorbelegte Zuordnung zu den MwSt.-Sätzen, die erfahrungsgemäß aufgrund der Benennung der Produktbuchungsgruppe je nach Eurer konkreten Branche zu Missverständnissen und damit schnell Fehlbuchungen führen kann. Am besten nicht verwendete Produktbuchungsgruppen bald löschen oder durch in Eurer Branche aussagefähige Benennungen ersetzen.

Häufig ist auch die Erstellung neuer Produktbuchungsgruppen sinnvoll bei Geschäften in Organisationen mit speziellen Umsatzsteuer-/Vorsteuerregeln, wie Umsatzsteuerermäßigung auf eher unerwartete Handelsware wie Rollstühle (7%), Umsatzsteuerbefreiung im gemeinnützigen Bereich oder – ganz konkret – um bei CheeseSpiess den Verzehr der Käsespieße in einer Filiale (19%) vom Take-away oder der Lebensmittellieferung (7%) leichter unterscheiden zu können.  Ob hier eine spezielle Produktbuchungsgruppe, eine spezielle MwSt.-Produktbuchungsgruppe oder der individuelle Eintrag im Artikel oder gar erst im Auftrag der richtige Weg ist, sollte jetzt im Rahmen der D365BC Einführung diskutiert werden.

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Sehr häufig in D365BC Projekten werden bei Organisationen, die Artikel/Dienstleistungen mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen verkaufen, zumindest die Produktbuchungsgruppen für 7% und 19%-Artikel getrennt (z.B. PRODUKT07/19 und MATERIAL07/19), um eine aufwandsarme Buchung von Geschäftsvorfällen auf unterschiedliche Sachbuchkonten auch außerhalb der Umsatzsteuerkonten (die durch die MwSt.-Matrizen angesteuert werden) zu ermöglichen (z.B. bei Skonti, Vorauszahlungen).

Eine zu extensive Ausweitung der Produktbuchungsgruppen ist aber nicht empfehlenswert, da dies auch eine Vervielfachung der zu definierenden Zeilen in der Buchungsmatrix bedeutet. Abwägen!

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In MwSt.-Produktbuchungsgruppen wird definiert, welche unterschiedlichen Umsatzsteuersätze für unterschiedliche Artikel / Dienstleistungen im Bezug wie im Umsatz anzusetzen sind. Auch hier sollte der Standard die allermeisten Organisationen abdecken.

Buchungsmatrix Einrichtung

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Bei der ersten Ansicht der Buchungsmatrix Einrichtung bitte nicht erschrecken: Viele Zeilen mit sehr vielen Spalten – und es werden in Eurer Anwendung noch mehr Zeilen werden – versprochen.

In der Buchungsmatrix sind alle sich durch die Kombination aus Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe sich ergebenen zu bebuchenden Sachkonten im Umsatz, im Einkauf und im Lager definiert.

Es müssen nicht unbedingt alle theoretisch möglichen Kombinationen definiert sein. Werden z.B. niemals Produkte an Drittländer verkauft, wäre die EXPORT / HANDEL Zeile überflüssig, oder die Sachkonten für den Verkauf werden entfernt. Vorteil einer Bereinigung der Zeilen und Konten ist die Vermeidung von Fehlbuchungen durch falsche Stammdaten. Sollte dann allerdings doch einmal etwas in die Schweiz verkauft werden, muss die Zeile neu aufgebaut / ergänzt werden.

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Im Falle von CheeseSpiess werden gleich die Matrix-Zeilen für die neuen Produktbuchungsgruppen PRODUKT07/19 und MATERIAL07/19 aus vorhandenen Zeilen, vorerst nur für das INLAND, kopiert. Die Logik soll hier so sein, dass PRODUKT07/19 für Handelswaren und Eigenherstellungen im Verkauf wie im Einkauf verwendet werden und MATERIAL07/19 nur im Einkauf für Rohstoffe der Eigenherstellung. Die Konten für die Verkaufs- und Einkaufsvorauszahlungen wurden eingetragen. HANDEL bleibt erhalten für den Einkauf von Dingen für den Eigenbedarf.

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In der Karte zu den einzelnen Zeilen werden die Konten je Geschäftsvorfall festgelegt. Häufige individuelle Änderungen in D365BC Projekten sind hier die Behandlung der Skonti und der Zahlungsabweichungen oder auch die Änderungen, die sich aus zusätzlichen Produktbuchungsgruppen ergeben.

MwSt.-Buchungsmatrix

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In der MwSt. Buchungsmatrix Einrichtung wird zugeordnet, welche Hauptbuchkonten bei der Kombination von MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe bebucht werden.

Auch hier sind die Standardvorgaben meist ausreichend.

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Diese Konten werden in der Karte festgelegt, sowie einige Einstellungen für Fälle, auf die wir in einem späteren Artikel näher eingehen werden.

Buchhaltungsperioden

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In den Buchhaltungsperioden wird festgelegt, wann das Geschäftsjahr (GJ) des Unternehmens startet (i.d.R. 01.01. des aktuellen Kalenderjahres) und in welchen Einheiten buchhalterisch gerechnet wird (Perioden, i.d.R. Monate, in Feldern für Eingabe von Datumszeiträumen später z.B. als „P9“ für den September des aktuellen Geschäftsjahres erfassbar).

Dieses erste GJ wird bei entsprechender Anlage des neuen Mandanten gleich mit erstellt.

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Weitere Jahre lassen sich über Aktionen / Jahr erstellen erstellen.

Die weiteren Belange der Buchhaltungsperioden werden Thema eines Artikels Monats-/ und Geschäftsjahresabschlusses sein.

Finanzen Einrichtung

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Umfangreiche Einstellungen sind im der Finanzen Einrichtung möglich, auch hier solltet Ihr die Standard-Voreinstellungen einmal durchschauen, ob bei Eurer Unternehmung etwas Wesentliches anders zu behandeln ist.

Auf jeden Fall recht bald zu überlegen ist das Definieren von Dimensionen und die Zuordnung zumindest der beiden Globalen Dimensionen. Dimensionen sind eine recht geniale Auswerte-Systematik von D365BC, sie werden das Thema eines der nächsten Artikel sein.

Im Laufe der Zeit werden sicher auch in Eurer Anwendung hier weitere Feineinstellungen erforderlich werden, die aber dann bei Auftreten des Falls durchdacht werden können. Ein Stichwort vorab: Behandlung von Zahlungs- und Rundungsdifferenzen.



Jetzt aber vorerst genug Buchhaltung. Für alle buchhalterischen Details habt Ihr bestimmt einen qualifizierten Buchhalter / Steuerberater, der alles rund macht. George möchte jetzt mit CheeseSpiess Geschäfte machen!

 

Der CheeseSpiess Mandant – Schritt-für-Schritt [CS003S]

So erstellt George mit dem Assistenten für neue Mandanten den Rahmen für seine Firma CheeseSpiess. Sollte bei der Abfrage der vielen Einstellungen und Einträge etwas noch nicht völlig klar sein… – die allermeisten Dinge lassen sich hinterher auf den einzelnen Seiten der Einrichtung einfach ändern oder ergänzen.

1. D365BC nach der Bereitstellung durch den Anbieter

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch Deinen Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein kleiner Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1).

2. Die Liste der Mandanten aufrufen

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Der (findet George) einfachste und schnellste Weg, eine Seite / Funktion in D365BC zu finden, ist über die Suchfunktion.

Auf das Vergrößerungsglas rechts oben klicken (>1), dann eine oder mehrere Wortfetzen der zu suchenden Funktion eintippen (>2), und schon erscheinen Vorschläge bester Übereinstimmungen zum direkten Aufruf (>3).

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Die Liste der Mandanten erscheint – bisher nur mit dem CRONUS Mandanten gefüllt.

3. Einen neuen Mandanten erstellen

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In der Liste im Kopf auf Neu klicken (>1) und dann auf Neues Unternehmen erstellen (>2), um eine assistierte Ersterstellung mit den wichtigsten Einstellungen zu starten.

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Weiter (>1) und es geht los… – eine Führung durch Einrichtungsseiten erfolgt; so ist sichergestellt nichts Wichtiges zu vergessen.

4. Wie heißt mein Baby?

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Zuerst ist der Name des neuen Unternehmens einzugeben (>1) – für George klar – CheeseSpiess.

Nun kann gewählt werden, welcher Art der neue Mandant sein soll (>2). Leider sind die deutschen Übersetzungen der Assistenten zumindest derzeit – sagen wir – nicht immer perfekt. Mit etwas Fantasie lässt sich aber meist richtig schlussfolgern – wir wollen keine Demoumgebung und auch keinen leeren Mandanten, sondern eine Produktivumgebung mit den wichtigsten Einstellungen.

Weiter (>3).

5. Benutzer zuordnen

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Als nächsten Schritt werden die Benutzer ausgewählt, die den neuen Mandanten verwenden dürfen. (>1). Dies reicht erst einmal aus, den neuen Mandanten zu bedienen. Wichtig ist später die detailliertere Einrichtung der Rechte der einzelnen Nutzer – aber davon in einem weiteren Artikel mehr.

Weiter (>2).

6. CheeseSpiess erwacht zum Leben

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Mit diesen Eintragungen ist erst einmal alles für den „leeren“ Mandanten CheeseSpiess getan.

Fertig stellen (>1) klicken, um den neuen Mandanten in der Datenbank anzulegen. Im Hintergrund werden jetzt einige tausend neue Datenbanktabellen erstellt.

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Der Mandant ist technisch erstellt, jetzt noch ein bisschen Geduld (>1).

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Und da ist er! Der Status der Einrichtung ist „in Bearbeitung“.

7. Zum neuen Mandanten CheeseSpiess wechseln

Nachdem nun der Mandant CheeseSpiess existiert, können wir ihn aufrufen und mit den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Informationen füttern.

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Der Wechsel vom CRONUS Mandaten zum eigenen CheeseSpiess Mandanten erfolgt über das Zahnrad (Einstellungen) rechts im Kopf (>1), dann Meine Einstellungen (>2)

Eine kleine Seite erscheint, hier kann neben anderen wichtigen Dingen auch das Unternehmen (der Mandant) durch Klicken auf die 3 Punkte gewechselt werden (>3).

George wählt CheeseSpiess aus.

Bei Wechsel zu diesem noch nicht komplett eingerichteten Mandanten wird der Einrichtungsassistent wieder aktiv.

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Weiter (>1).

8. Unternehmensdaten

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Alle erfragten Informationen eintragen (>1).

Sowohl die Adressdaten wie auch das Logo wird später als offizielle Absenderadresse in den Belegen zu Euren Partnern verwendet. Beim Logo gern erst einmal einen Entwurf oder einfach Irgendetwas auswählen und dann schauen, wie es bei den später gewählten Belegen aussieht und dann optimieren.

Alle Unternehmensdaten lassen sich später auf der Seite Firmendaten verwalten.

Weiter (>2)

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Weiter mit den Kontaktdaten.

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Weiter mit den Bankdaten.

Neben der hier hinterlegten Bankverbindung ist später die Definition weiterer Firmen-Bankkonten möglich.

9. Buchhaltungsperioden

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Bereits jetzt während der assistierten Ersteinrichtung kann der Start des Geschäftsjahres festgelegt und die Erstellung der monatlichen Buchhaltungsperioden durchgeführt werden. Näher sollte darüber nachgedacht werden, wenn die Firma unter dem Jahr startet (Rumpfgeschäftsjahr) oder gar ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr angedacht ist.

10. Lagerabgangsmethode

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Ebenfalls bereits hier wird die standardmäßig angewandte Methode zur Lagerbestandsbewertung festgelegt. Diese eigentlich an den später aufzubauenden einzelnen Artikeln hängende Einstellung hat großen Einfluss auf die buchhalterisch korrekte Bewertung der Bestände und wird ausführlich Inhalt eines folgenden Artikels sein.

Derweil hilft – falls Du ratlos bist – nur das Gespräch mit Deinem Buchhalter / Steuerberater.

11. Fertigstellung der Unternehmenseinrichtung

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Die ersten, wichtigsten Einrichtungen des neuen Mandanten sind jetzt abgefragt und werden mit Fertig stellen (>1) durchgeführt.

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Dein Mandant / Unternehmen ist zur ersten Verwendung bereit (>1).

Mandanten / Unternehmen [CS003P]

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Mandanten in D365BC sind unabhängige definierte Firmen / Organisationen innerhalb einer ERP Installation, einem Lizenznehmer (Tenant).  Jeder Lizenznehmer von D365BC (z.B. George) kann eigenständig einen oder mehrere Mandanten = Firmen / Unternehmen / Companies aufsetzen, diese sind dann in allen betriebswirtschaftlichen Belangen so gut wie vollständig logisch wie seitens der Datenbanktabellen voneinander getrennt und eigenständig abschlussfähig.

So kann George beispielsweise einen Mandanten für sein aktuelles Blog-Projekt CheeseSpiess aufbauen (>1) und gleichzeitig unbeeinflusst bald einen weiteren Mandanten für ein mögliches Revival seines Schnittmuster-Projekts golden-pattern.

Die Namensgebung der Funktionen bei der deutschen Übersetzung von D365BC (und allen vorgehenden NAV Versionen) ist nicht sehr konsequent oder von George zumindest nicht durchdrungen:

Mandanten (englisch Companies) heißt die Funktion zur Erstellung und Verwaltung neuer Mandanten.

Firmendaten (englisch Company Information) heißt die Funktion zur Verwaltung von Anschrift, Bild, Bankverbindung etc. des Mandanten.

Unternehmen (englisch Company) lautet der Mandant auf vielen Seiten in der Feldbezeichnung.

George meint eine Vermehrung des Begriffes Unternehmen wahrzunehmen. Er hofft diesen Artikel „Mandanten“ in absehbarer Zeit endgültig in „Unternehmen“ umbenennen zu müssen.

Gemeinsam genutzte Datenstrukturen

Einige Datenstrukturen werden innerhalb eines Tenant von allen Mandanten gemeinsam genutzt – und das ist auch gut so. So ist das Benutzer- und Rechtesystem zentral definiert, sodass der Lizenznehmer den lizenzierten Benutzern schnell die passenden Rechte auf einen neuen Mandanten zuordnen kann.

Gemeinsame Datenstrukturen ermöglichen auch Intercompany Geschäfte (zu konsolidierende Werteflüsse zwischen den Mandanten eines Lizenznehmers) und eine Konzerndefinition zur Realisierung eines gemeinsamen Konzernabschlusses der einzelnen Mandanten.

Und nicht zuletzt ist auch der Programmstand für alle Mandanten gleich. Wird also eine Anpassung (neue Tabelle, neuer Bericht, geänderte Seite, …) durchgeführt, ist dies für alle Mandanten wirksam.

Neue Mandanten

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Nach der Freischaltung von Business Central (D365BC) durch den Anbieter erscheint bei der ersten Anmeldung ein Demomandant (Evaluation Company) CRONUS. Der Mandant, an dem Du gerade angemeldet bist, steht groß links oben (>1). Es lassen sich (beliebig) viele weitere, eigene Mandanten erstellen (siehe auch „Der CheeseSpiess Mandant Schritt-für Schritt“).

Bei späteren Anmeldungen erscheint hier automatisch immer der letzte Mandant, an dem Du zuletzt angemeldet warst.  Vorsicht und Augen auf! Ein verbreiteter Anfängerfehler in D365BC ist, Daten im falschen Mandanten zu erfassen. Produktivdaten im Testmandanten zu erfassen, ist lediglich Doppelarbeit sobald Du darauf kommst. Aber Testdaten im Produktivmandanten – da ist schnell schwer reparierbarer Schaden angerichtet.

Bitte nicht auf die Idee kommen, den CRONUS Mandanten für irgendetwas Produktives zu verwenden, auch nicht als Kopiervorlage. Der CRONUS Mandant ist mit einigen speziellen Verhaltensweisen ausgestattet, die Du nicht willst – glaub es George. Eine dieser Dinge ist die Vorbelegung eines voreingestellten Arbeitsdatums (WORKDATE), damit Buchungen immer zu den vorhandenen Testdaten passen. Hierin lauert auch eine besonders gemeine Falle: Bei Mandantenwechsel wird (zumindest in der George zur Verfügung stehenden D365BC Version und allen ihm bekannten NAV-Versionen seit 2016) das Arbeitsdatum nicht wieder auf HEUTE korrigiert. Schnell können so aufwändige Fehlbuchungen entstehen.

George empfiehlt die Löschung des CRONUS Mandanten, sobald der der eigene produktive Mandant stabil läuft, mit einigen Daten gefüllt ist und daraus ein eigener sinnvoller Testmandant kopiert werden kann.

Kopien von Mandanten

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Mandanten lassen sich über die Funktion Vorgang / Kopieren vollständig mit allen Daten auf einen neuen Mandantennamen kopieren. Dies ist beispielsweise für die Erstellung einer Testumgebung oder für Schulungszwecke sinnvoll.

Löschen von Mandanten

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Und zuletzt lassen sich Mandanten auch löschen, z.B. wenn eine Kopie als Testsystem nicht mehr aktuell ist. Aber wie immer beim endgültigen Löschen: Vorsicht! Was weg ist ist weg.

Lieblingsarbeitsplatz

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Endlich. Der absolute Lieblingsarbeitsplatz. Am Morgen. Vorn in der Lounge, backbord an den Tischen, sicherheitshalber nahe der einzigen Steckdose. Unverbaubarer Blick auf den Horizont – möglicherweise auf das Ende der Welt, sollte die Theorie der flachen Scheibe mit stürzenden Wasserfällen am Rand ins düstere Nichts der Wahrheit entsprechen.

Aber George ist Optimist. Der Plan sagt heute Erster Seetag zwischen New York und den Bermudas.  Zeit zum Träumen, Denken, Bloggen. An den Seetagen dieser Reise soll der Rumpf des CheeseSpiess Projekts ins Leben zucken, ein Kapitel je Seetag. Und aktiver Start der Wohnungssuche in Wien für den bevorstehenden Umzug aus Berlin. Und einige Kontakte festigen zwecks spannender Beschäftigung in der auch aus Georges Sicht lebenswertesten Stadt und vielleicht bereits Gesprächstermine für die Zeit zwischen den Jahren vereinbaren. Und alles wohl bis das gebuchte Internet-Paket ENDE schreit. Doch Flat leisten sollen?

Jetzt gleich steht das Kapitel über D365BC Mandanten an und eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung des CheeseSpiess Mandanten mit seinen wichtigsten Einstellungen. All das hat George ja bereits im System durchgespielt und in Screenshots festgehalten, jetzt folgt noch der Text und die Aufbereitung der Bilder. Bereits die ersten Teaser vor einigen Wochen – Titelbild und Einleitungs-Kapitel – haben zu einer erfreulichen Google Platzierung geführt und einige InteressentInnen in den Blog geleitet. Jetzt wird es wirklich Zeit, den LeserInnen auch Content zu bieten und nicht nur die warme Luft der Lockangebote. George hofft in der Tat mit seinen Konzepten, Anleitungen und geplanten Gimmicks den Business Central NeueinsteigerInnen eine Hilfe darstellen zu können; und vielleicht sogar den alten Hasen (und Häsinnen ;-)) gelegentlich ein Loch zu bohren in das dicke Brett vor dem Kopf bestehend aus 5000 Masken auf 4000 Datenbank-Tabellen.

Das Meer wir rauer, die Wolken verdichten sich. Die dunkle Fläche vorn am Horizont über den ersten weißen Wellenkronen… – ist sie nicht spitz zulaufend dort rechts? Dann vielleicht das Bermudadreieck. Oder doch sich flach der kaum wahrnehmbaren Verbindunglinie zwischen grauem Meer und grauem Himmel entlang schmiegend? Dann das Ende der Welt. Oder einfach eine Regenwolke. George bleibt Optimist.

Was ist CheeseSpiess? [CS002A]

CheeseSpiess ist Namensgeber dieser Blog-Serie. Der Rote Faden. Der Aufhänger für alle Beispiele. Die Identifikation mit dem eigenen Ziel. CheeseSpiess ist George´s Musterfirma in D365BC.

CRONUS

Und was ist mit CRONUS, wird mancher fragen? Wer bereits mit NAV / Business Central zu tun hatte, kennt die integrierte Beispielfirma, die nach der Software-Installation als Mandant mit einigen Musterdaten und eigenem Buchungszeitraum für erste Gehversuche bereitsteht.
George hat für sich und für diese Blog-Serie beschlossen, CRONUS zu ignorieren.

Warum:
• Die bereitstehenden CRONUS Musterdaten bilden bei weitem nicht alle Prozesse ab – und gerade die spannendsten nicht – findet George.
• Die irgendwann historisch entstandenen Musterdaten von CRONUS verleiten als Vorlage für Produktiveinsätze zu dienen, teilweise formal wie inhaltlich zu Unrecht und zur Verschleierung wichtiger Zusammenhänge. Wer einmal Kundenprojekte in NAV betreut hat, kennt die wahllosen weltweiten Postleitzahlen und die Verwunderung des hilflosen Benutzers, warum gerade Kunden in Hamburg sich nicht korrekt erfassen lassen…
• Mit Business Central hat Microsoft – sorry – CRONUS zumindest in der aktuellen deutschen Version völlig ruiniert (Stand Sommer 2019). Die Musterdaten wurden radikal beschnitten, es sind nur noch wenige Kunden, Lieferanten und Artikel vorhanden, und diese wurden durch maschinelle oder zumindest sehr unbedachte „Verdeutschung“ inkonsistent und damit praktisch unbrauchbar – die Verbuchung vorbereiteter Belege führt zu für den unerfahrenen Endanwender schwer interpretierbare Fehlermeldungen.

Deshalb: Gehe zu Start und ergreife alle Chancen.

CheeseSpiess

CheeseSpiess ist das Startup eines jungen Unternehmers – nennen wir ihn George – der einen Traum beginnt zu verfolgen. Seine private Leidenschaft ist die Zubereitung von Käsespießen, und er plant sich mit dieser Kernkompetenz selbstständig zu machen in der Herstellung und dem Vertrieb dieses leckeren abendlichen Snacks.

Sofort und kostengünstig möchte er starten und schauen wie es läuft. Er sucht nach einer Software, die ihn jetzt und künftig bei allen logistischen und kaufmännischen Herausforderungen unterstützt. Schnell möchte er wachsen, eine GmbH gemeinsam mit Freunden ist baldmöglichst eines der Ziele.

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Entsprechend des geplanten Geschäftsmodells von CheeseSpiess deshalb auf der Wunschliste für die geeignete Software:

  • Für seine Privat- und Firmenkunden benötigt George die Kontaktdaten und alle anderen relevanten Kundeninformationen. Kundenaufträge müssen angenommen, eingeplant und abgewickelt werden. – Kreditoren, CRM, Verkaufsabwicklung
  • Hauptprodukt sind Käsespieße und Schnittchen. Produkte müssen definiert werden, Bilder wären super und Beschreibungen für Preislisten. Die integrierte Verwaltung der Rezepte würde eine konstantere Produktqualität, professionelle Disposition des Einkaufszettels und die Möglichkeit der Kalkulation der Produkte ermöglichen. – Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne
  • Für den Einkauf der erforderlichen Lebensmittel und des Zubehörs wie Spieße, Platten oder Verpackung sind unterschiedlichste Lieferanten zuständig. Auch die Versanddienstleister sind zu organisieren, genau wie zusätzliche organisatorische Dienstleistungen wie Reinigung, Strom, Versicherungen… – Debitoren, Einkauf
  • Wichtig zu wissen, was in den Lagerregalen und Kühlschränken auf die Verarbeitung wartet. Nicht nur bei geräuchertem Lachs sind Chargen und Haltbarkeitsdaten entscheidend. – Lagerhaltung
  • Die Herstellung der einzelnen Kundenaufträgen soll stets transparent sein, auch große Kundenaufträge mit mehreren Mitarbeitern über mehrere Schichten sind stets im Griff. – Produktion
  • Lassen sich Liefer-„Abos“ abwickeln? Lässt sich die Auslieferung vielleicht mobil rückmelden? – Service
  • Sobald das Geschäft angelaufen ist, soll ein Webshop einen weiteren Kundenkreis erschließen. – Schnittstellen
  • Und währenddessen fällt die fertige Buchhaltung am besten aufwandsarm gleich mit ab. Nur noch für den offiziellen Jahresabschluss soll sicherheitshalber der Steuerberater bemüht werden. – Finanzbuchhaltung

Und während der Nutzung entstehen bestimmt noch weitere Wünsche…

George entscheidet sich nach Recherchen für den Einsatz von D365BC (Microsoft Dynamics 365 Business Central) – alle seine Wünsche sind abgedeckt. Warum? Dies ist Inhalt eines der folgenden Blog-Artikeln „Warum D365BC?“.

CheeseSpiess Demo-Daten

Im Verlauf der einzelnen Blog-Artikel werden jeweils für die einzelnen betriebswirtschaftlichen Prozesse Demo-Daten entstehen. Der Plan ist, die wesentlichen Daten als freien Import (im NAV-Jargon „Konfigurationspaket“) bereitzustellen. Ob dies praktikabel sein wird… – schauen wir einmal. Sobald etwas bereitsteht, wird der Link veröffentlicht.

Die Blog-Serie CheeseSpiess

In der Blog-Serie CheeseSpiess werden nun typische erforderliche Prozesse und Rahmenbedingungen zur Abbildung eines Unternehmens in einer betriebswirtschaftlich / kaufmännischen Software vorgestellt. CheeseSpiess soll die oft sehr theoretischen Überlegungen und Darstellungen veranschaulichen helfen, auch wenn die Nutzung einiger komplexerer Funktionen in George´s kleiner Käsespieß-Fabrik gelegentlich slightly oversized wirken mögen. Aber was hier vielleicht übertrieben erscheint, ist in anderen Branchen existentiell.

CheeseSpiess – Einleitung [CS001A]

Das Projekt Cheesespiess beschäftigt sich mit dem Versuch, die immer wiederkehrenden Fragen zur Abbildung von betriebswirtschaftlichen Prozessen eines Unternehmens in einem Software-System anhand von konkreten Beispielen darzustellen und somit Entscheidern und Benutzern in der Phase der Planung, des Einsatzes und der Nutzung eines solchen Systems eine Spur Hilfe bieten zu können.

 

Begriffe

Zielgruppe der Blog-Serie sind kleinste Einzelunternehmen (EinFrau bzw. -Mann)) und Startups bis zu Mittelständlern so um die 50 Mitarbeiter. Sogenannte KMUs (Kleine und Mittlere Unternehmen).

Folgende Branchen sind besonders – aber nicht ausschließlich – angesprochen:

  • Handel
  • Fertigungsunternehmen
  • Servicedienstleister
  • Ambitionierte Freiberufler und Kleingewerbetreibende
  • Startups aller Branchen

Die gesuchte Software zur möglichst umfassenden Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse nennt sich ERP-Software (Enterprise Ressource Planning).  Der Teil der Software, der sich speziell mit Produktionsprozessen beschäftigt, nennt sich PPS (Produktionsplanung und -steuerung).

Folgende Funktionen werden beleuchtet:

  • Kundeninformationen und Kundenbeziehungen
  • Verkaufs- und Einkaufsabwicklung
  • Lagerwesen
  • Disposition, Fertigungsplanung und Produktion
  • Projektmanagement
  • Service-Planung und Durchführung
  • Finanzmanagement

Es existieren eine ganze Reihe von Software-Produkten für die Abbildung von Unternehmens-Prozessen, mit unterschiedlichem Leistungsumfang, unterschiedlichen Schwerpunkten, unterschiedlichem Einsatz- und Betriebsaufwand. Kein Teil dieses Blogs wird eine Entscheidungsmatrix zu diesen Produkten sein. George hat sich für die Nutzung von Microsoft Dynamics 365 Business Central entschieden (künftig kurz D365BC genannt). Einfach weil er diese Software kennt und mag (etwas mehr Substanz folgt später in „Warum D365BC?“).

Der Name Dynamics 365 Business Central ist eine marketingorientierte Neuschöpfung von Microsoft Ende 2018, aber das Produkt ist eine konsequente ungebrochene Weiterentwicklung des zuvor mit Jahreszahlen versionierten Microsoft NAV (zuletzt 2016, 2017 und 2018) und zuvor des von Microsoft zugekauften Produktes NAVISION aus den 1990ern (hierzu später mehr in „Business Central Geschichte“).

Für praktische Beispiele wird die der Blog-Serie namensgebende Musterfirma Cheesespiess verwendet (mehr in „Was ist Cheesespiess?“).

 

Systematik

Betriebswirtschaftliche Prozesse sind vielfältig – Standardwerke in Totholzmedien existieren diverse laufende Meter. ERP Systeme sind umfangreich – Bildschirmseiten wie Datenbanktabellen zählen in Tausenden. So geht George heute am Start einmal von geplanten 4197 Blog-Artikeln zur umfassenden Darstellung des Themas aus. – Scherz?

Aber keine Angst vor dem Berg – los geht’s.

Alle veröffentlichten Blog-Artikel sind laufend nummeriert CS000, CS001, CS002… – bis 999 und danach schauen wir mal. Grundsätzlich eingeteilt in Einleitung und Allgemeines (A), Betriebswirtschaftliche Prozesse und Funktionen (P), Entwickler-Wissen (D), kleine vielleicht nützliche Projekte (X), Tipps & Tricks (T) sowie bitte nicht immer ernst zu nehmende Interna (I).

Ganz zu Beginn wird sich George in ersten aufeinander folgenden Artikeln bemühen, das Aufsetzen eines Unternehmens in D365BC möglichst kurz und geschlossen aufzubereiten – ggf. noch Lücken im einen oder anderen Anwendungsfall hinnehmend.

Danach sind Artikel zu verschiedensten Themen in auch ungeordneter Reihenfolge geplant. Ein betriebswirtschaftliches Puzzle in der Hoffnung auf Erkenntnisse, Zusammenhänge, Spotlights auf ein allmählich sich offenbarendes Gesamtbild.

Fast eine Spur zu viel Plan im Vorfeld eines kleinen privaten Projekts – aber so tickt George.

Wie gesagt: Los geht’s.